みなさん こんにちは、4DL CTOの荒巻智隼です。
ChatGPTに色んなことを聴いていくことで、法人営業のお仕事に集中出来るかと思います。
これから数十個のテーマにおいて、具体的にどのような事がChatGPTと出来るかという事について記事にします。
是非ご活用ください。
必ず必要。でも付加価値として直接的に求められない事務作業あると思います。
今回は得た情報をどのようなまとめていくかについてです。今回は有料版の機能で見てみます。
・製品仕様の要約
・製品情報の収集
・ChatGPTに要約してもらう
・Geminiに要約してもらう
・要約内容の共有
・まとめ
・製品仕様の要約
膨大な情報を要約することは大事ですね。
それはそうですね。というところかもしれませんが。さまざま側面のスペックや特徴を持っている製品が多々あるかと思います。であれば、社内で共有するために、お客様にお伝えするために、情報をまとめる事が大事です。
大量にある情報をただそのまま伝えるだけでは、相手もその情報をただただ飲み込み解釈するだけに終わってしまいかねません。であれば、すぱっと適切な情報をお伝えする事で円滑なコミュニケーションに繋がります。
しかし膨大なマニュアルや様々な情報元。なにを以て情報の取捨選択をするのか。
もちろん、要約の方針というのはその後の要約情報の趣旨次第で変わるかとおもうので、それは入力者自身が考えるべきことでしょう。
要約の得意不得意もあるでしょうし。そのあたりはAIにやらせると楽にササっと要約できるでしょう、となっていくわけですね。
これはプロンプト入力の前段階として、ですが要約しての一言では足りません。
例えば会社の業務の中で「まとめておいてください」と依頼された場合、多分みなさまはどのように要約しようかの筋道を依頼の意図を組んで始められるのではないでしょうか。
みなさまが現在いる部署があり、お客様がいて、何を販売していくのか何を提供していくのか、それを踏まえての資料になります。しかしＡＩはそのような皆様の背景は把握していません。
そのため、そういったことも伝えながら要約をしていくのが大事になります。
・製品情報の収集
情報収集については既存記事でも取り扱っています。
情報収集もAIを活用して行う事ができます。Google検索だけではないやり方も出来ますね。
その記事でも要約的な話を行いましたが、今回は手元にある資料を含めた要約の話とします。その記事ではネット上に載っている情報が基準となっていました。
そのためWebページが基準となっています。実際の業務を考えると、PDF資料などもまとめていく対象です。なのでそれをどのように入れつつやっていくのか見ていきましょう。
・ChatGPTに要約してもらう
今回は仮に、弊社紹介資料で行ってみましょう。
パワーポイントをベースに作成した約20ページ程度の資料です。
PDFを読み込ませて、概要として読み込みつつ、そこからの要約内容の共有について繋げていくことも出来ます。
いかがでしょう？抽象的な部分がまだ見えますが要約している感じです。
これは単一の資料で行っていますが、複数の資料やプロンプトとしての視点を増やしていくことで、より凝縮された内容となっていくでしょう。
ちなみにこれを作るのに20秒もかかっていません。資料を読んだうえでここまですぐ出せる。仮に検討を重ねても同じような速度で量を出せます。そうなってくると要旨をつくるにしても、参考資料にするにしても使わない手はないと感じてきます。
・Geminiに要約してもらう
GoogleのGeminiにも同様に要約してもらいましょう。
（有料版のGemini Advancedについてはまたテックブログにて）
正確にはまだファイルの読み込み操作は含まれていませんので。
Google Driveに格納したファイルを読み込む形になります。
とはいえさすがのGoogleさん、格納されたファイルの読み込みもしつつ、内容の整理をしてくれます。
・要約内容の共有
今回はプロンプトの中ではざっくり、プレゼン目的のような要約を指示しました。
今後の記事でこれまた資料制作に関わる話などに触れていきますが。
出力自体は文字情報で出てくる形になりますが、例えばタイムラインと一緒に原稿を考える
またはアスキーアートのような出力で疑似的なLP的な構造を作ってみたり、巷ではマークダウン記法で出力してそれをスライドにするとか。
そういった工夫も出来たりします。
実際に要約した内容は最終的に自分の理解のためだけでなく他人の理解のためにも活用するかと思いますので、そこも含めてどのようにまとめるとよいか考えてみましょう。
・まとめ
今回はファイルの読み込みなど有料版の機能を主軸とした記事となってしまいましたね。
また、良き方法が見つかればそれはそれとして。お伝えしたいところなのですが。
やはりテキストの対話だけだとできない事があるのも事実です。2022年終盤にChatGPTが話題になり始めたことが示すように、有能に対話できるAIというそれだけで十二分に、生成AIのチャットサービスは便利なサービスです。
しかし情報化社会となってきて、さまざまな形で情報が圧縮され展開されています。その環境下でどのようにやるかといったう判断での有料版活用です。
有料版、またはPDFなどの資料含め、生成AIサービスの活用はこのように出来るんだなと思っていただけると幸いです。
ただAIを使う上で気を付けなければいけない点は要約タスクについては感じることがあります。皆様もご経験があるかもしれませんが、要約する過程で内容を理解し、自分事として話せるようになる、または要約以上に知識として吸収し、質疑応答にも対応できるかと思います。
AIは知識として認識して質疑応答できます（笑）そういう使い方も出来るかと思いますが。
しかし任せっきりにしてしまうと、私たちはそのようにいきません。AIにその役割任せちゃえと暴論も言えなくはないですが。実際に人前に立つのは私たちの仕事です。であれば、いかに活用して自分も理解していくかという事も大事となります。
気を付けることもありますが。仮に、営業アシスタントの方が主導的に、こんな製品情報の要約などをできるようになったら、どれだけ営業担当者の人たちの負担が軽くなるか。また、社内の営業担当者達の情報レベルの均質化が図れることが業績に繋がるのか、ワクワクしませんか？
最後に宣伝です。
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