オフィスのチームDXを生成AIで進める：もう会議に遅刻しても怖くない！TeamsでのCopilot活用術

「しまった、前の会議が長引いちゃった…！」次のオンライン会議の開始時間まであとわずか。急いでTeamsを開くも、すでに開始時刻から15分が経過している。

参加者リストには同僚たちの名前が並び、「どこまで話が進んだだろう？重要なポイントを聞き逃していないだろうか…」と、焦燥感が募りますよね。

DXリーダーの皆さん、こんにちは。《聴くチカラ研究所》の4DLの荒巻順です。ブログへのご訪問、ありがとうございます。

目次

1. 遅刻参加でも すぐに 理解！Copilotで会議の流れをキャッチアップ

• 遅れても すぐに 状況把握
• 議論の 主要ポイント を確認
• 発言者と内容を紐付けて表示

オンライン会議に15分ほど遅れて参加してしまった時、何が議論されているのか すぐに 把握したいですよね。

そんな時に役立つのが、MS365 Copilotの概要機能です。

会議画面右上の「Copilot」アイコンをクリックすると、会議の概要がテキストで表示されます。これまでの議論の 主要ポイント や決定事項が 自動的 にまとめられているので、遅れて参加してもすぐに会議の流れを掴むことができます。

さらに、Copilotは誰がどのような発言をしたのかも記録してくれます。発言者の名前と内容がセットで表示されるため、会議の 脈絡 を理解するのに非常に役立ちます。「〇〇さんが△△について話していたけれど、その 背景 は何だったんだろう？」といった疑問も、Copilotの概要を読めばすぐに解消できます。

議事録がまだ作成されていなくても、Copilotの概要があれば、会議の 核心 を押さえることができるので、安心して会議に参加できます。

遅れてしまったことによる焦りや不安を軽減し、会議にスムーズに合流できる、まさに 現代 のビジネスパーソンにとって必須のツールと言えるでしょう。

2. Copilotに聞けば遅れた会議の要点 がすぐわかる

• リアルタイムで会議内容をテキスト化
• 発言者を明確に記録・表示
• 会議終了後、自動で議事録を生成

会議が終わった後の議事録作成は、時間も手間もかかる大変な作業ですよね。しかし、MS365 Copilotを活用すれば、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。

今回は途中から参加したあなたが、議事録機能をつかって会議に遅れた部分をキャッチアップするためのテクニックをお伝えします

会議中にCopilotを起動しておくと、会議の内容がリアルタイムで文字起こしされ、テキストとして記録されます。

さらに、Copilotは発言者の名前も同時に記録してくれるため、「誰が何を言ったか」が一目で分かります。会議中にメモを取る必要がほとんどなくなるため、参加者は議論に集中することができます。

そして、会議が終了すると、Copilotは記録されたテキストデータを自動的に整理し、議事録として生成してくれます。会議の 主要ポイント や決定事項も 強調表示 されるため、後から内容を確認するのも非常に簡単です。

【Copilotで途中参加した時に内容をキャッチアップする手順】

Teamsのオンライン会議でCopilotをちょっと活用するだけで、前の会議が押して参加が少し遅れてしまった際のキャッチアップが簡単にできます。

過去の議事内容をキャッチアップをすることで、せっかくの会議参加で積極的に発言もできるようになると思いませんか？

※因みにこの3人がどんな内容の会議をしていたかというと・・・ぜひ、下の画像をクリックしてみてください。4DLはこんなこともはじめています！千葉の女性起業家と題していますが、どなたでもご興味があったら参加してみて下さい。企業にお勤めの方にもお役に立つ内容と思います。

3. それって何の話だっけ？こんなのもCopilot にお任せ！

• チャットで質問して すぐに 回答
• 会議に関連する情報を 積極的に 提示
• 必要な情報を 素早く 見つけ出す

会議中に「この件について、以前の会議でどんな話が出たっけ？」とか、「この資料はどこにあるんだろう？」といった疑問が生じることがありますよね。そんな時、会議を中断して調べ物をするのは時間のロスです。

MS365 Copilotのチャット機能を使えば、会議中に疑問に思ったことを すぐに 質問できます。

例えば、「〇〇プロジェクトの最新の進捗状況は？」と質問すれば、Copilotが関連情報を探し出し、すぐに回答してくれます。

さらに、Copilotは会議の内容を理解し、参加者にとって 有益 な情報を 積極的に 提供してくれることもあります。

「〇〇について議論されていますが、過去の 類似 の事例として、△△というプロジェクトがありました」といった提案をしてくれることも。

また、会議中に必要な情報が見つからない場合でも、Copilotにキーワードを入力して検索すれば、関連するドキュメントや過去の議論の 記録 を 素早く 見つけ出すことができます。

これにより、会議の流れを 止める ことなく、スムーズに進行させることが可能になります。

4. まとめ

3つのまとめポイント

• Copilotで遅刻時の状況把握も 素早く
• 議事録作成を 自動化 し時間短縮
• 会議中の疑問も Copilot が解決

MS365 CopilotをTeamsのオンラインミーティングで活用することで、会議への遅刻、議事録作成、情報収集といった、ビジネスパーソンが抱える課題をスマートに解決できることがお分かりいただけたかと思います。

Copilotは、あなたの会議参加をより 効果的 で生産的なものに変えてくれます。会議に遅れてもすぐに状況を把握し、議事録作成の負担を軽減し、必要な情報を 素早く 手に入れることができる。これこそ、DXリーダーにとって強力な武器となるでしょう。

ということで、最後に宣伝です！

生成AIを「使う」から「操る」DX人材になるためのトレーニングを4DL Technologies株式会社では提供しています。Copilotをさらに高度に使いこなしたい！作業ではなく、複雑な業務をCopilotで再現したい！

こんなエンタープライズ企業のDX推進部門やデジタル経営推進部門からたくさんの引合いを頂戴しています。ご興味のある方はぜひ資料をダウンロードしてみてください。

そして、まもなくニュースリリースをしますが、ANB（AI Native Business）というサービスを開始します。これは、CopilotなどのAIプラットフォームの上に《AIエージェント》というアプリケーションを開発して、皆様のビジネスのあらゆる参謀構築するサービスです。

以前から、通信業界BtoBセールス部門へのコンサルティングセールス支援ツールの《ANC》で培ったノウハウをAIエージェント開発ビジネスとして展開します。